Application de planning d’aidants : organiser les gardes auprès d’un proche

Réponse rapide : une application de planning d’aidants, c’est un agenda de présence partagé — qui est chez maman le mardi, qui va à la pharmacie, ce qui s’est dit au dernier rendez-vous. Les familles qui coordonnent une fratrie et quelques intervenants payés ont besoin d’un agenda de foyer partagé avec une couleur par personne, de tâches récurrentes attribuées et d’un journal commun, pas d’un logiciel médical. Homsy couvre cette forme-là. Les structures qui planifient du personnel salarié chez de nombreux bénéficiaires ont besoin d’un logiciel de gestion du personnel, et cette page dit où passe la frontière.

C’est en général le planning qui casse en premier. Pas l’affection, pas la bonne volonté — le planning. Trois enfants adultes, une aide à domicile deux matins par semaine, un voisin qui passe, et un père qui a besoin de quelqu’un presque tous les jours. Tout le monde est d’accord pour aider. Personne, un mercredi, ne sait dire qui y va demain.

Ce qui suit, c’est la conversation de groupe : quarante messages pour établir que jeudi n’est pas couvert, puis quarante de plus la semaine suivante pour recommencer. Une application de planning d’aidants existe pour arrêter cette boucle-là.

Ce qu’un planning d’aidants doit vraiment tenir

La coordination des soins ressemble à de la logistique familiale avec des enjeux relevés. Cinq choses ont besoin d’un endroit où vivre.

L’agenda de présence. Pas les rendez-vous — la présence. Qui est là, quels jours, combien de temps. C’est la partie que les familles gardent le plus souvent en tête, et celle qui lâche en premier quand quelqu’un voyage ou tombe malade. Écrite, elle fait apparaître les trous une semaine à l’avance au lieu de la veille au soir.

Les rendez-vous, avec un accompagnant nommé. La cardiologie le 12, ce n’est que la moitié de l’entrée. L’autre moitié, c’est qui conduit, qui entre dans le cabinet et qui pose les questions. Un rendez-vous sans nom attaché est un rendez-vous dont chacun suppose qu’un autre s’en charge.

Les heures de prise et les renouvellements. Les doses quotidiennes, et le travail mensuel qui consiste à remarquer que la boîte est presque vide. Le renouvellement est une tâche récurrente, ce qui veut dire qu’il doit revenir tout seul plutôt que dépendre de la mémoire de quelqu’un.

Les transmissions. L’intervenante part à midi et une fille arrive à 14 h. Ce qui s’est passé le matin doit survivre à l’intervalle — ce qui a été mangé, ce qui a été sauté, ce qui semblait bizarre.

Un journal que tout le monde peut lire. « Le médecin a changé le traitement pour la tension et veut un contrôle dans six semaines » a besoin d’un seul endroit où vivre. Raconté au téléphone à un seul frère, ce message existe dans exactement une tête et ressort de trois façons différentes en un mois.

Pourquoi la conversation de groupe échoue ici

Un fil de discussion, c’est une pile de messages dans l’ordre d’arrivée. Un planning, c’est l’image d’une semaine. Ce ne sont pas la même chose, et convertir l’un en l’autre est le travail que tout le monde refait sans arrêt.

La conversation cache aussi le déséquilibre. Dans la plupart des familles, l’aide retombe le plus lourdement sur celui ou celle qui habite le plus près — et comme la charge se répartit par défaut plutôt que par décision, la personne qui la porte ne peut souvent pas le prouver, et les autres ne peuvent souvent pas le voir. Un agenda avec une couleur par personne transforme une dispute sur l’effort en une image que n’importe qui peut regarder.

Se servir de Homsy comme application de planning d’aidants

Homsy est une application de foyer partagée, et une équipe d’aidants est un foyer au sens qui compte ici : plusieurs personnes, un même ensemble d’engagements, chacune ayant besoin de la même image depuis son propre téléphone. Les membres ne sont pas obligés d’habiter ensemble, donc une fratrie répartie dans trois villes peut partager un seul agenda de soins.

La présence sur un agenda en couleurs. Chaque membre reçoit une couleur. Bloquez les créneaux de chacun et la semaine se lit d’un coup d’œil — qui est là, et où sont les blancs. Les vues semaine et agenda couvrent à la fois le regard large et le détail de demain.

Des tâches récurrentes avec un responsable nommé. Les courses du vendredi, le passage mensuel à la pharmacie, les poubelles le mardi soir. Chacune est attribuée à une personne et revient au rythme prévu. La rotation fait tourner un travail entre plusieurs personnes automatiquement, et c’est le mécanisme qui empêche chaque tâche récurrente de se poser définitivement sur le même enfant.

Des rappels là où ils comptent. Les événements de l’agenda et les tâches peuvent porter des rappels, si bien que le passage à la pharmacie et la prise de 9 h se signalent tout seuls au lieu de reposer sur la personne qui porte déjà le plus.

Un journal partagé. Les notes et les listes partagées donnent aux comptes rendus de rendez-vous, aux questions pour la prochaine visite et au traitement en cours un seul endroit que chaque membre peut lire et modifier. La personne qui accompagne écrit deux lignes en sortant ; personne n’a besoin d’être appelé.

Des listes de courses pour le matériel. Les produits adaptés au régime, les protections, tout ce qui s’épuise. N’importe qui peut ajouter depuis n’importe où, et la liste est à jour chez tout le monde dans l’instant, si bien que celui qui est le plus près du magasin a la bonne version.

L’accès hors ligne. Les couloirs d’hôpital et les sous-sols de maison de retraite n’ont pas de réseau. L’agenda et les listes fonctionnent sans lui et se remettent au clair ensuite.

Pas de flux iCal. Homsy n’accepte pas les flux iCal. Si un service d’aide à domicile, un accueil de jour ou un prestataire en publie un, abonnez-vous depuis Google Agenda et connectez cet agenda à Homsy. Avec la formule payante, Homsy importe les événements d’un agenda Google que vous connectez, par membre.

Homsy est gratuite pour un foyer de deux membres. Une équipe d’aidants compte le plus souvent trois personnes ou plus, donc en pratique une formule payante s’applique.

Ce que Homsy n’est pas

Cela compte plus ici que dans la plupart des comparatifs de logiciels, alors autant être direct.

Ce n’est pas un dossier médical. Pas d’historique clinique, pas de résultats de laboratoire, pas de gestion des ordonnances, pas de portail prestataire. Une liste partagée de médicaments est une aide à la coordination pour la famille, pas un dossier de soins. Gardez la liste de référence chez le prescripteur et à la pharmacie, et traitez ce qui se trouve dans une application comme une copie.

Ce n’est pas un logiciel de planification pour structure. Si vous planifiez du personnel salarié chez plusieurs bénéficiaires, il vous faut la catégorie « gestion du personnel » — pointage et vérification des visites, paie, facturation, obligations de conformité, règles légales de planning. Homsy n’a rien de tout cela et ne cherche pas à l’avoir. Elle marche pour la version côté famille : un petit groupe fixe de gens qui se font confiance et partagent l’accompagnement d’une personne.

Ce n’est pas un système de surveillance. Pas de localisation, pas de détection de chute, pas de capteurs, pas de pilulier connecté qui signale si la dose a été prise. Ce sont des appareils à part, avec des usages à part. Homsy vous dit qui est censé être là ; elle ne peut pas vous dire si la personne est arrivée.

Ce n’est pas un substitut à la conversation. Rendre le déséquilibre visible est utile. Le résoudre reste une conversation entre frères et sœurs, et aucune application n’a jamais eu cette conversation à la place de quiconque.

En mettre un en place en un après-midi

1. Créez le foyer et invitez tous ceux qui sont impliqués régulièrement — la fratrie, un conjoint, l’intervenante payée si elle accepte de s’en servir, et la personne accompagnée si elle veut voir sa propre semaine.
2. Donnez une couleur à chacun. Sautez cette étape et l’agenda devient un mur de blocs identiques. C’est le réglage unique qui fait le plus de travail.
3. Bloquez d’abord le schéma de présence, avant les rendez-vous. Les créneaux réguliers sont la colonne vertébrale ; les rendez-vous s’y accrochent. Fait dans cet ordre, cela rend les jours non couverts évidents tout de suite.
4. Ajoutez les trois prochains mois de rendez-vous connus, chacun avec un accompagnant nommé.
5. Réglez les tâches récurrentes — pharmacie, courses, factures, linge, jardin — avec des responsables et des rotations là où un travail doit tourner.
6. Ouvrez deux listes partagées : le traitement en cours, et les questions pour le prochain rendez-vous. Les deux se mettent à jour après chaque visite.
7. Convenez d’une règle à voix haute : la personne qui accompagne à un rendez-vous écrit deux lignes dans le journal le jour même. C’est l’habitude qui rend le reste utile, et c’est la première à se perdre.

Tenez-vous-en à l’agenda et à la liste de tâches les deux premières semaines. Tout ajouter d’un coup est la façon la plus sûre d’obtenir un système que personne n’ouvre.

Quand la famille fait aussi tourner une maison

La plupart des gens qui coordonnent l’accompagnement d’un parent font tourner en même temps leur propre foyer — les trajets d’école, les repas, les corvées habituelles. Le guide de la coordination des aidants familiaux couvre cette image plus large, et coordonner l’accompagnement d’un parent âgé entre plus loin dans les dynamiques entre frères et sœurs. Si vous voulez comparer les applications elles-mêmes sur leurs fonctions plutôt que sur cet usage, le comparatif des applications d’organisation familiale le fait.

Questions fréquentes

Quelle est la meilleure application de planning d’aidants pour une famille ?

Pour une équipe familiale — une fratrie, un conjoint, peut-être une ou deux intervenantes payées — il vous faut une application de foyer partagée plutôt qu’un logiciel médical ou de gestion du personnel : un agenda de présence avec une couleur par personne, des tâches récurrentes avec des responsables nommés, des rappels et un journal partagé. Homsy couvre cela et fonctionne pour des membres qui habitent dans des villes différentes. Google Agenda avec un agenda partagé est le minimum gratuit si vous n’avez besoin que de la grille de présence, sans tâches ni listes.

Une application de planning d’aidants est-elle différente d’un logiciel pour service d’aide à domicile ?

Oui, et la différence porte sur qui est planifié. Une application de planning d’aidants pour une famille coordonne un petit groupe fixe autour d’une personne. Un logiciel de structure planifie du personnel salarié chez de nombreux bénéficiaires et ajoute le pointage, la vérification des visites, la paie, la facturation et les rapports de conformité. Si vous employez des intervenants par l’intermédiaire d’une société, il vous faut le second. Si vous êtes trois enfants adultes et une aide à domicile, le second est un surdimensionnement coûteux.

Une fratrie répartie dans plusieurs villes peut-elle partager le même planning ?

Oui. Les membres d’un foyer Homsy n’ont pas besoin d’habiter à la même adresse, donc des frères et sœurs dans des villes différentes — ou des pays différents — peuvent partager un seul agenda de soins, une seule liste de tâches et un seul journal. Chacun voit la même semaine depuis son propre téléphone, et les changements apparaissent aussitôt chez les autres.

Comment programmer les rappels de médicaments pour un parent âgé ?

Mettez les prises récurrentes dans l’agenda partagé ou sous forme de tâches qui se répètent, et activez les rappels pour qu’elles se signalent au lieu de dépendre de la mémoire. Traitez le renouvellement comme une tâche récurrente à part, avec un responsable nommé, puisque tomber à court est un échec de planning et non de posologie. Pour tout ce dont l’oubli est dangereux, associez le planning à un pilulier physique ou à un distributeur — une application partagée enregistre le plan, elle ne peut pas confirmer que le comprimé a été avalé.

Peut-on ajouter une intervenante payée au planning familial ?

Oui, si elle le veut bien. Ajouter une intervenante régulière au foyer fait apparaître ses créneaux dans le même agenda que ceux de la famille, et les transmissions arrivent à un seul endroit au lieu d’un carnet posé sur le plan de travail. Donnez-lui une couleur comme à tout le monde. Si elle préfère ne pas utiliser d’application, gardez ses créneaux dans l’agenda sous une couleur à elle et confiez la mise à jour à la personne qui la réserve.

Existe-t-il une application de planning d’aidants gratuite ?

Pour deux personnes, Homsy est gratuite avec toutes ses fonctions. La plupart des équipes d’aidants sont plus nombreuses, donc une formule payante s’applique en général. Un agenda Google partagé est gratuit pour n’importe quel nombre de personnes et tient la grille de présence, mais il n’a ni tâches récurrentes attribuées, ni listes partagées, ni couleur par personne au sens d’un foyer — les tâches et le journal finissent donc ailleurs.